Mail Merge

Mail Merge atau surat masal adalah sebuah fasilitas dari Word untuk mengirimkan kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber surat. Secara teknis, dibutuhkan dua buah file untuk mengolahnya, yang pertama adalah isi surat sedangkan yang lainnya adalah data kepada surat tersebut dikirimkan, kemudian pada proses pengiriman, kedua file tersebut digabungkan.

Pertama yang harus kita lakukan adalah membuat surat atau dokumen utama terlebih dahulu, kemudian untuk memulai membuat Mail Marge buka menu Tools >> Leterts and Malings, setelah itu muncul Mail Merge disebelah kanan layar, langkah selanjutnya adalah :
• Pilih Leters pada pilihan type document
• Lalu klik Step yang ada di bagian bawah : Starting Document
• Pilih Use The Current Document
• Lalu klik Next Step yaitu : Select Recipients
• Pada Step selanjutnya kita di perintah untuk memasukkan datanya dalam bentuk tabel yang terdiri dari nama yang dituju dan alamat surat dll, sebagai contoh: hal itu dilakukan dengan menekan Browse. Catatan : data dapat berbentuk Excel, word ataupun access.
• Setelah database masuk kita pilih kembali pada Step Write to Letter
• Selanjutnya pilih More Item akan muncul jendela berisi judul dari File data tersebut
• Pilihlah sesuai dengan apa yang ingin kita butuhkan, contoh : kita akan mengisikan alamat surat, kita pilih di kotak tersebut alamat surat dan lalu tekan OK
• Hasil pada surat atau dokumen akan terlihat << alamat surat >> lalu Next Preview your Letter pada Step akan tampak data-datanya
• Untuk berpindah ke data selanjutnya cukup menekan pada daerah Preview Your Letter dengan tombol panah kanan dan kiri
• Untuk recipient itu menunjukkan posisi record yang sedang di baca
• Untuk mengakhiri tekan Step Complete